Rechtsgeldig ontvangstbewijs

De geadresseerde is wettelijk verplicht om een ontvangstbewijs af te geven. Het interessante is dat dit ontvangstbewijs nergens in de wet omschreven staat. Wanneer is er sprake van een rechtsgeldig ontvangstbewijs? 

De geadresseerde is wettelijk verplicht om een ontvangstbewijs af te geven. Het interessante is dat dit ontvangstbewijs nergens in de wet omschreven staat. Wanneer is er sprake van een rechtsgeldig ontvangstbewijs? 

Vormvrij

In de wet staat niet aan gegeven, hoe het ontvangstbewijs er uit moet zien of wat er in het ontvangstbewijs vermeld moet staan. Toch zal een vervoerder of afzender niet elk ontvangstbewijs accepteren. Het ontvangstbewijs is namelijk belangrijk als bewijsmateriaal om te gebruiken richting bijvoorbeeld de belastingdienst of de verzekering.

Het beste en eenvoudigste is om de vrachtbrief als ontvangstbewijs te laten tekenen, omdat deze voldoet aan alle eisen zoals hieronder omschreven. Uiteraard moet die vrachtbrief dan wel zorgvuldig en juist ingevuld zijn!

Eisen aan het ontvangstbewijs

De handtekening van de geadresseerde is nodig om bewijs te leveren over:

• overdracht van de goederen 
• staat waarin de goederen verkeren bij aankomst
• volbrengen van de vervoerovereenkomst 

In het ontvangstbewijs moet dus een beschrijving staan van de goederen, partijen bij de vervoerovereenkomst (lees: afzender en vervoerder), datum en plaats van ontvangst van de goederen. Ook moet er op het ontvangstbewijs ruimte zijn om een voorbehoud te maken in verband met schade, verlies of vertraging.

De vervoerder krijgt het origineel getekende ontvangstbewijs, maar geadresseerde en afzender zullen ook over een afschrift willen beschikken! Een vrachtbrief met drievoud of in viervoud maakt dat mogelijk. Ook met een door NIWO erkende digitale vrachtbrief krijgt iedere partij een exemplaar. In het geval van een zelfgemaakte vrachtbrief, een printje, of tekenen op een schermpje van de vervoerder is zo'n afschrift niet mogelijk.

Waarschuwing. Ondertekening van de pakbon zal over het algemeen niet voldoende zijn als ontvangstbewijs, omdat er in dat document geen relatie wordt gelegd met de vrachtbrief.

Wie mag tekenen?

De chauffeur biedt de vrachtbrief ter ondertekening meestal aan degene, die de goederen in ontvangst neemt op het afleveradres. Dat is de ontvanger. Hij tekent namens de geadresseerde partij. Identificatie van de ondertekenaar wordt zelden gevraagd, maar kan bij een belangrijke zending wel als extra opdracht aan de chauffeur worden gevraagd.